De meeste accountants ervaren regelmatig een hoge werkdruk. Vooral de periodes rondom belastingaangiften en jaarrekeningen zijn intensief. Medewerkers draaien overuren, vakanties worden verschoven en de druk op teams is de afgelopen jaren alleen maar verder toegenomen.

Maar zodra je vraagt: hoe hoog is die werkdruk precies? Bij welke medewerkers? En wat veroorzaakt die druk? Dan blijft het vaak stil.

En juist daar zit het probleem. Werkdruk binnen de accountancy wordt door vrijwel iedereen gevoeld, maar zelden echt onderbouwd met feiten. Het blijft vaak bij een gevoel. Zonder concrete inzichten wordt het echter lastig om gericht bij te sturen.

De accountancysector staat onder zware personele druk

De cijfers bevestigen wat veel kantoren dagelijks ervaren. Uit onderzoek van Wolters Kluwer uit 2025 blijkt dat 79% van de accountants regelmatig of structureel een te hoge werkdruk ervaart. Daarnaast merkt 88% dagelijks de impact van het personeelstekort. Ook geeft 44% aan dat werkdruk een reden is om een andere baan te overwegen. Dat is niet zomaar een HR-cijfer. Het betekent dat bijna de helft van je team jaarlijks nadenkt over vertrek, mede door een probleem dat meetbaar én oplosbaar is.

Dat laatste percentage zegt veel. In een branche waarin bijna 60% van de kantoren openstaande vacatures heeft, vormt personeelsverloop niet alleen een HR-uitdaging maar een serieus bedrijfsrisico. Iedere vertrekkende medewerker kost tijd, geld en productiviteit door werving, onboarding en inwerktrajecten.

Ondertussen stijgen de tarieven volgens ING al vier jaar achter elkaar. Veel kantoren proberen het tekort aan capaciteit deels op te vangen met prijsverhogingen. Maar daarmee verdwijnt het echte probleem niet: er ligt simpelweg te veel werk bij te weinig mensen. Bovendien ontbreekt vaak inzicht in waar de druk het grootst is.

De data uit urenregistratie is er al, maar wordt nauwelijks benut

Veel accountantskantoren beschikken eigenlijk al over de juiste informatie om werkdruk inzichtelijk te maken. Die informatie zit namelijk in de urenregistratie. Hoeveel uur werkt iemand per week? Welk percentage daarvan is declarabel? Hoeveel tijd gaat op aan administratie, klantcontact of interne werkzaamheden? Welke klanten kosten structureel meer tijd dan begroot?

Al deze vragen zijn te beantwoorden met urendata. Toch gebruiken veel kantoren die gegevens vooral voor één doel: facturatie. Begrijpelijk, maar tegelijkertijd een gemiste kans.

Werkdruk is zelden eerlijk verdeeld

Twee medewerkers kunnen exact dezelfde declarabiliteit behalen, terwijl de werkelijkheid compleet anders is. De één behaalt 80% declarabiliteit binnen een werkweek van 40 uur. De ander haalt hetzelfde percentage, maar werkt structureel 48 uur per week. Op papier lijken de prestaties identiek. In de praktijk is die tweede medewerker al lange tijd overbelast.

Handmatige urenregistratie maskeert dit probleem vaak. Juist medewerkers met de hoogste werkdruk vullen hun uren vaak pas later in. Kleine taken verdwijnen uit beeld, uren worden afgerond of niet volledig geregistreerd. Het resultaat is een urenstaat die de realiteit onderschat op het moment dat de druk het hoogst is.

Dat vormt een fundamenteel probleem. Je kunt werkdruk niet effectief aansturen op basis van data die structureel 15 tot 20 procent van de werkelijkheid mist.

Seizoenspieken zorgen ieder jaar opnieuw voor problemen

Binnen de accountancy bestaan daarnaast duidelijke piekperiodes. Het aangifteseizoen in het eerste kwartaal, de jaarrekeningen in het tweede kwartaal en de halfjaarcijfers in het derde kwartaal. Dat patroon is bekend.

Toch worstelen veel kantoren ieder jaar opnieuw met dezelfde uitdaging: te veel werk in een te korte periode en te weinig capaciteit om het op te vangen. Het gevolg is late planning en structureel overwerk. Niet omdat de piek onverwacht komt, maar omdat er onvoldoende data beschikbaar is om de druk vooraf goed in kaart te brengen.

Wanneer je historische urendata per klant en dienst analyseert, worden seizoenspatronen zichtbaar. Je ziet welke maanden structureel zwaarder zijn, welke diensten de meeste capaciteit vragen en welke medewerkers tijdens piekperiodes de hoogste belasting dragen.

Met die inzichten kun je veel beter vooruit plannen en anticiperen op de realiteit.

Urendata als stuurinformatie in plaats van alleen facturatiebasis

Wie urenregistratie optimaal wil benutten, gebruikt die data niet alleen voor facturen, maar ook als managementinformatie voor personeelsplanning en capaciteitsbeheer.

Juist dat tweede onderdeel blijft bij veel kantoren onderbelicht. Terwijl dezelfde gegevens die laten zien wat je kunt factureren, ook inzicht geven in:

• Welke medewerkers structureel meer uren maken dan collega’s.
• Welke klanten maandelijks meer tijd kosten dan begroot.
• Welke diensten de meeste druk op het team veroorzaken.
• Wanneer het nodig is om extra capaciteit in te huren of een ZZP’er in te schakelen.

Mark Schepers van Finnerz, een kantoor met 500 klanten en 13 medewerkers, liep hier ook tegenaan. Na de implementatie van ClockAssist ontdekten zij dat medewerkers structureel meer tijd per klant besteedden dan geregistreerd stond. Niet uit onwil, maar omdat een deel van de werkzaamheden nooit in de urenregistratie terechtkwam. Dat inzicht veranderde de manier waarop het kantoor vaste prijsafspraken beoordeelt.

Waarom veel kantoren nog niet sturen op urenstaten

Er is echter een logische reden waarom veel accountantskantoren hun urendata niet gebruiken voor capaciteitsplanning: de gegevens zijn vaak onvoldoende betrouwbaar. Handmatige tijdregistratie levert eerder schattingen op dan harde feiten. Medewerkers reconstrueren hun werkdag achteraf, vergeten korte werkzaamheden of laten telefoontjes buiten beschouwing. En juist wanneer het druk is, worden uren vaak naar beneden afgerond.

Uit gebruikersonderzoek van ClockAssist blijkt dat 80% van de medewerkers declarabele uren vergeet te registreren. Bij een kantoor met 20 fte leidt dat dagelijks tot structureel vertekende data. En zonder betrouwbare gegevens kun je geen nauwkeurige capaciteitsanalyse uitvoeren.

Zicht op werkdruk begint met betrouwbare data

Wanneer je bedenkt dat ongeveer 60% van de Nederlandse accountantskantoren openstaande vacatures heeft, wordt duidelijk hoe waardevol iedere medewerker is. Structureel overwerken, burn-outs en personeelsverloop zijn risico’s die kantoren zich nauwelijks kunnen permitteren.

Kantoren die grip hebben op werkdruk sturen niet op onderbuikgevoel, maar op data.

Urenregistratie vormt de basis van die inzichten. Niet als administratieve verplichting die aan het einde van de dag moet worden afgevinkt, maar als waardevolle informatiebron waarmee je beter kunt plannen en eerlijker kunt factureren.

De vraag is daarom niet óf je uren registreert. De echte vraag is of je de data die je verzamelt ook daadwerkelijk gebruikt.

Aan de slag met automatische urenregistratie?

Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!