Heb je binnenkort 30 minuten de tijd?
Dennis laat graag zien hoe ClockAssist werkt, het zichzelf 25x terug verdient
en medewerker tevredenheid verhoogt.
ClockAssist wordt nóg beter dankzij AI. Schrijf je in voor ons gratis online launch event om te zien wat dat ook voor jou kan betekenen.
Inschrijven launch event Sluiten, naar website
Je adviseert klanten over hun cijfers, marges en cashflow. Maar als het gaat om de eigen bedrijfsvoering, ontbreekt bij veel accountantskantoren één fundament: betrouwbare urenregistratie. Zonder die data kun je de KPI's die er écht toe doen niet meten.
In dit artikel bespreken we de zeven KPI's die samen bepalen of jouw kantoor winstgevend, gezond en schaalbaar is. En bij elke KPI staat wat je nodig hebt om hem te meten.
Dit is het startpunt van alles. De branche-benchmark ligt op 77%, maar topkantoren sturen op 80 tot 85%. Toch zegt declarabiliteit meer dan alleen hoeveel je factureert.
Een medewerker op 65% declarabiliteit besteedt 35% van zijn tijd aan niet-declarabele taken. Dat kan gerechtvaardigd zijn, bijvoorbeeld als het interne afgesproken taken en verantwoordelijkheden zijn. Maar het kan ook betekenen dat tijd weglekt zonder dat iemand het doorheeft. Declarabiliteit is echter alleen betrouwbaar als de onderliggende urenregistratie dat ook is. En als je uren handmatig schrijft, moet je het hebben van schattingen.
Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat ruim eenderde van de accountants mét ClockAssist meer dan 15 minuten per werkdag aan declarabele tijd wint. Met een gemiddeld uurtarief van €95, komt dat voor kantoren gemiddeld neer op ruim €500 extra omzet per tijdschrijvende medewerker per maand.
Declarabiliteit gaat dus over de uren die je schrijft. Je realisatiegraad gaat over wat je ook daadwerkelijk factureert en int.
Want veel kantoren schrijven uren die ze vervolgens afschrijven, kwijtschelden of niet doorberekenen. Die uren zijn wel gemaakt, maar verdwijnen geruisloos uit de marge.
Stel: je haalt 80% declarabiliteit, maar van die declarabele uren factureer je slechts 85%. Dan realiseer je effectief 68% van je totale capaciteit. Dat is een heel ander getal dan 80%.
Per klant is de realisatiegraad de meest onthullende metric die je hebt. Maar je hebt hiervoor wel accurate urenregistratie nodig om hem te berekenen.
Een ander onthullend getal vertelt het meeste over de winstgevendheid, en dat is je effectieve uurtarief per klant. Dit is gefactureerde omzet van een klant gedeeld door de werkelijke uren die die klant heeft gekost. Dus niet het tarief op je prijslijst, maar het tarief dat je per uur daadwerkelijk ontvangt.
Bob Kessels van We Take Care ontdekte dit na de invoering van ClockAssist. Zijn kantoor werkt met vaste prijzen. Bij een aantal klanten bleek het effectieve uurtarief lager dan €30. Geen winstgevende klanten. Die inzichten leidden tot tariefgesprekken en heronderhandeling van de vaste maandabonnementen. De omzet op een aantal accounts werd verdubbeld, zonder dat medewerkers meer uren gingen schrijven.
Dit is de groei-KPI. Gemiddeld realiseren accountants- en administratiekantoren zo'n €103.000 omzet per fte. Kantoren die sterk presteren zitten boven de €119.000, blijkt uit de Fiscount Benchmark 2025.
Productiviteit per fte stijgt op twee manieren: meer declarabele uren, of hogere tarieven. Maar er is een derde factor die onderbenut is, namelijk het terugwinnen van uren die nu opgaan aan urenregistratie zelf.
Gemiddeld kost urenregistratie een accountant 8 uur per maand. Acht uur die niet aan klantwerk besteed wordt. Bij een uurtarief van €95 euro is dat €760 per medewerker per maand aan capaciteit die de administratie in gaat. Wie dat terugwint, verhoogt de productiviteit per fte zonder één nieuwe aanstelling.
Onderhanden werk is de waarde van gemaakte maar nog niet gefactureerde uren. Normaal in elk kantoor. Maar als het structureel hoog is, heb je een cashflowprobleem dat je pas ziet als het al te laat is.
De meest voorkomende oorzaak: medewerkers die hun uren te laat inleveren. De maandafsluiting schuift op. De factuur gaat twee weken te laat de deur uit. En de klant betaalt nog weer twee weken later.
Bij een kantoor van 20 fte met een gemiddeld uurtarief van €95 komt één week vertraging per medewerker al snel uit op tienduizenden euro's onderhanden werk. Het is al verdiend alleen staat het nog niet op de rekening.
Kantoren die automatisch uren registreren, factureren sneller. Want de data is er veel sneller.
Hoe lang duurt het tussen het afronden van het werk en het versturen van de factuur?
In de accountancy is die doorlooptijd te lang en bijna altijd om dezelfde reden: urenstaten die te laat binnenkomen. De projectmanager wacht, de factuur wordt later opgemaakt en de klant betaalt later.
Elke dag vertraging is verloren werkkapitaal. Maar de meeste kantoren meten dit niet. Ze voelen het aan het einde van de maand in de liquiditeit, zonder te weten waar het vandaan komt.
Je denkt misschien dat medewerkersretentie een HR-onderwerp is, maar toch is het ook een financiële KPI.
Want 44% van de accountants noemt werkdruk als reden om op te stappen, blijkt uit onderzoek van Wolters Kluwer uit 2025. In een sector waar bijna 60% van de kantoren openstaande vacatures heeft, betekent elk vertrek maanden zoeken, onboarden en productiviteitsverlies. De kosten lopen al snel op naar 6 tot 12 maanden salaris.
Twee van de meest genoemde vertrekredenen: te hoge werkdruk en frustratie over administratieve rompslomp. Een medewerker die dagelijks 15 minuten vecht met een urenstaat die hij achteraf moet reconstrueren, is geen tevreden medewerker. Dat is iemand die zijn opties overweegt.
Declarabiliteit, realisatiegraad, effectief uurtarief, onderhanden werk, doorlooptijd, productiviteit, retentie. Elk getal hangt af van de kwaliteit van je urendata. Kantoren die handmatig tijdschrijven, bouwen hun KPI-dashboard op schattingen. Ze sturen op een getal waarvan 15 tot 20 procent structureel ontbreekt. Betrouwbare tijdregistratie software is dan ook het fundament waarop alle andere stuurinformatie rust.
Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
