Private equity is geen uitzondering meer in de accountancy. Overal verschuift de focus van omzet draaien naar iets fundamentelers: de kwaliteit en voorspelbaarheid van het verdienvermogen.

Bij elke acquisitie komen medewerkers mee die uren registreren op een manier die net iets anders is dan bij de overnemende partij. Het ene kantoor werkt in Exact Online, een ander registreert uren nog in Excel en een derde gebruikt ClockAssist. Het resultaat: urendata afkomstig uit verschillende bronnen en met verschillende datakwaliteit. 

Waarom gefragmenteerde urenregistratiedata je blind maakt

Zonder gestandaardiseerde urenregistratie is een eerlijke benchmark tussen vestigingen onmogelijk. Vestiging A lijkt minder te presteren dan vestiging B. Maar misschien schrijft vestiging B gewoon vollediger. Misschien heeft vestiging A twee medewerkers die consequent onderschrijven en is het declarabiliteitsverschil volledig een registratie-artefact.

Je weet het niet. En dát is precies het punt.

Welke vestiging heeft de hoogste realisatiegraad en welke de laagste? Waar lekt omzet weg door vergeten telefoontjes en korte klantmails die nooit in de urenstaat komen? Op al deze vragen kun je geen betrouwbaar antwoord geven zolang de urendata per vestiging anders van kwaliteit is. 

Urenregistratie standaardiseren als onderdeel van integratie

Systeemintegratie staat standaard op de post-merger checklist bij een merger of acquisitie. Urenregistratie zelden. Toch is het de kortste weg naar vergelijkbare data over vestigingen heen.

Wat standaardisatie oplevert is één definitie van declarabiliteit, één manier om de realisatiegraad te berekenen, één benchmark over alle teams en locaties heen. Niet achteraf gereconstrueerd, maar real-time beschikbaar.

Het praktische bezwaar is bijna altijd hetzelfde: "We kunnen niet alles tegelijk migreren." Dat hoeft gelukkig ook niet. ClockAssist integreert met de bestaande stack van elke vestiging, zonder het boekhoudpakket of urenregistratiesysteem te vervangen. De registratielaag wordt uniform, de rest blijft intact.

Kantoren als AXP Adviseurs (Amsterdam en Rotterdam) en De Hooge Waerder (vijf vestigingen in Noord-Holland) werken al met ClockAssist over meerdere locaties, ieder vanuit hun eigen bestaande systeem. 

Lees alle klantcases

Hoe urenregistratie direct je EBITDA raakt

In een overnameproces begint de traditionele due diligence vaak bij de jaarrekening. Omzet, EBITDA, kostenstructuur. Maar die cijfers zijn historisch en geaggregeerd. Ze vertellen wat er is gebeurd, niet waarom en ook niet hoe duurzaam het is.

De vraag die elke koper stelt: is de EBITDA verdedigbaar? Kan hij groeien? En het antwoord hangt voor een groot deel af van hoeveel declarabele uren structureel worden gemist. 

Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat 80% van de medewerkers declarabele uren vergeet te schrijven. Korte telefoontjes, klantmails, snelle vragen die nooit in de urenstaat komen. Gemiddeld gaat het om 15 minuten per medewerker per werkdag. 

Bij een uurtarief van €95 en 22 werkdagen is dat €500 per medewerker per maand aan omzet die al verdiend is maar nooit gefactureerd wordt. Bij een kantoor van 50 fte is dat €300.000 per jaar. Structureel. Onzichtbaar in de jaarrekening, maar wel degelijk aanwezig als gemiste marge.

Minder uren die weglekken, een hogere marge

Elke procentpunt realisatiegraad die je terugwint, verhoogt de EBITDA zonder extra personeel of nieuwe klanten. Dat is de kern van waarom urenregistratie een M&A-thema is en geen operationeel thema. 

Een kantoor dat zijn realisatiegraad verhoogt van 78% naar 83% door zuiverder tijdregistratie, heeft een hogere EBITDA op exact dezelfde omzet, met exact hetzelfde team. Het enige dat is veranderd, is de nauwkeurigheid waarmee gewerkte uren worden vastgelegd en gefactureerd.

Lees ook: de 7 KPI’s voor accountantskantoren

Betere stuurinformatie verhoogt de waardering bij verkoop

Investeerders en kopers betalen een multiple op EBITDA. Die multiple stijgt als de winst voorspelbaar en verdedigbaar is. Een kantoor dat kan aantonen dat het grip heeft op declarabiliteit per vestiging, realisatiegraad per dienst en productiviteit per fte, verkoopt tegen een hogere multiple dan een kantoor dat alleen omzetcijfers kan tonen. 

Urendata is het bewijs dat de marge geen toevalstreffer is, maar een bestuurde uitkomst.

En omgekeerd, een due diligence die blootlegt dat uren grotendeels op schatting worden geregistreerd, ondermijnt de EBITDA-verdediging. De koper rekent een correctie in, en die correctie is zelden in jouw voordeel.

Urenregistratie is een strategische asset

Kortom, kantoren die buy & build serieus nemen, bouwen ook een standaard voor tijdregistratie in hun integratiemodel. Niet als last, maar als fundament voor alles wat daarna komt: benchmarken, sturen, groeien en verkopen. De kantoren die dát begrijpen, bouwen niet op gevoel maar op harde feiten.

Aan de slag met automatische urenregistratie?

Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!