"Vanwege onze gestegen bedrijfskosten verhogen we de tarieven met 5%." Dit is de manier waarop de meeste accountantskantoren een prijsstijging aankondigen. Het wordt gebracht als een mededeling vooraf, in plaats van een dialoog.

Al vier jaar achter elkaar nemen de prijzen binnen de accountancy toe met minstens 4,5%. Cliënten hebben over het algemeen wel begrip voor stijgende lonen en strengere wetgeving. Accepteren is echter iets anders dan begrijpen, en het voorkomt niet dat ze kritische vragen stellen over de opbouw van de prijs. Kantoren die hier slimmer mee omgaan, stoelen hun tariefdialoog op accurate urenadministratie per dossier.

Waar het wringt bij traditionele tariefgesprekken

Vrijwel elke partner bereidt een prijsaanpassing voor met de wetenschap dat de dienstverlening kostbaarder is geworden, of omdat een specifiek account heel veel aandacht vraagt. Zodra de cliënt echter vraagt naar de exacte verantwoording, wordt het lastig. Een opmerking als "we zien dat je dossier simpelweg complexer is geworden" is geen concrete onderbouwing, maar een subjectieve indruk.

Een klant met een jaarlijkse factuur van €10.000 die voor het opeenvolgende jaar een prijsverhoging krijgt, verwacht een heldere toelichting. Geen standaard percentage, maar een inhoudelijk correct verhaal. Hoeveel uren zijn er het afgelopen jaar concreet aan mijn administratie gespendeerd? Welke specifieke werkzaamheden zijn daarin verricht? Is de werkomvang veranderd ten opzichte van een jaar geleden?

Op die vragen moet je een transparant antwoord hebben. Dat antwoord vind je terug in je urenadministratie.

De specifieke urenregistratie data die je nodig hebt

Om een prijsgesprek stevig te onderbouwen, heb je twee vaste variabelen nodig: de werkelijk bestede uren per account en de totale gedeclareerde omzet van dat dossier. Met deze twee gegevens bereken je het effectieve uurtarief. Dat cijfer levert aanzienlijk meer inzicht op dan welke inschatting ook.

Bob Kessels van We Take Care zag direct wat deze cijfers blootleggen. Zijn kantoor hanteert uitsluitend vaste pakketprijzen. Binnen het team leefde de overtuiging dat bepaalde klanten "veel extra tijd vroegen", maar feitelijk bewijs ontbrak. Pas na de ingebruikname van ClockAssist werd duidelijk dat het effectieve uurtarief bij meerdere cliënten onder de €30 per uur lag — wat structureel verlies betekende.

"Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was," vertelt Bob. "Bij sommige klanten bleek dat ze €30 per uur betaalden. Dat is niet haalbaar. Dus dan zeg ik: het hoeft niet naar €150, maar wel naar €60." Op een aantal accounts werd de omzet zo verdubbeld. Niet door harder te werken, maar door te weten wat het werk werkelijk kost.

Dat markeert het verschil tussen een tariefgesprek op basis van intuïtie en een tariefgesprek op basis van harde feiten.

Lees ook: De 7 KPI's voor accountantskantoren: waarom urenregistratie het fundament is

4 Stappen om je urenregistratie te vertalen naar een gefundeerd tariefgesprek

Gebruik deze vier stappen om elk tariefgesprek met je klant inhoudelijk te onderbouwen.

Stap 1: Breng de werkelijk gemaakte uren in kaart

Start met het analyseren van de daadwerkelijk gemaakte uren over het afgelopen jaar. Splits dit uit per teamlid, per soort taak en per kwartaal. Hierdoor zie je meteen of de werkdruk gelijkmatig verdeeld is of dat er duidelijke piekperiodes zijn. Maak hiervoor gebruik van moderne tijdschrijfsoftware zoals ClockAssist.

Stap 2: Bereken de effectieve uurprijs

Deel de totale gefactureerde omzet door de werkelijk bestede uren. Dit rekenvoorbeeldsresultaat geeft direct aan of de huidige prijsstelling in verhouding staat tot de tijdsbesteding, ongeacht of je werkt met fixed fees of nacalculatie.

Stap 3: Leg het naast je eigen kostprijs per uur

Deel de totale loonkosten plus kantooroverhead door het aantal declarabele uren. Wanneer het effectieve uurtarief onder je kostprijs uitkomt, draai je verlies op de klant — wat er ook onderaan de factuur staat.

Stap 4: Bepaal je prioriteiten

Niet iedere cliënt vereist eenzelfde benadering. Sommige tarieven zijn marktconform, andere zijn te laag. En bij een bepaalde groep zijn de tarieven te laag én staat de klantrelatie al onder druk. Die laatste categorie vraagt om een heel andere aanpak dan de eerste.

Hier geldt wel een harde randvoorwaarde: deze analyse staat of valt met de betrouwbaarheid van de geregistreerde uren.

Handmatig tijdschrijven levert hooguit schattingen op, geen harde feiten. Onderzoek van ClockAssist toont aan dat 80% van de professionals vergeet al hun declarabele uren te registreren. Het gaat daarbij vaak om korte telefoontjes, het afhandelen van e-mails of snelle vragen tussendoor die nooit op de urenkaart belanden.

Een prijsgesprek voeren op basis van onvolledige data is een gesprek voeren op basis van een misleidend beeld. En dat voelt een klant direct.

Lees ook: Buy & build: urenregistratie als verborgen EBITDA-hefboom

Prijsstijgingen helder verantwoorden aan je klant

Een bijkomend voordeel van een nauwkeurige urenregistratie wordt door kantoren vaak over het hoofd gezien: het maakt de communicatie naar beide kanten veel eerlijker.

Je kunt een cliënt exact tonen welke werkzaamheden er daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Niet alleen als totaalbeeld, maar gesplitst in categorieën: hoeveel uur is besteed aan compliance, hoeveel aan advies en hoeveel aan tussentijds klantcontact. Deze mate van openheid bouwt vertrouwen op, zelfs wanneer de tarieven stijgen.

Siebe Poort van GS Accountants merkt dat dagelijks in de praktijk. "ClockAssist helpt ons niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om onze dienstverlening naar klanten te verbeteren. We kunnen onze tijd nu veel nauwkeuriger en eerlijker verantwoorden."

Dat woord, eerlijker, raakt precies de kern. Niet nauwkeuriger in de zin van zo veel mogelijk uren schrijven, maar eerlijker in de zin dat de factuur exact weergeeft wat er is gedaan. Dat leidt tot een heel ander gesprek dan vragen om blind vertrouwen.

Hoe om te gaan met klanten die bezwaar maken

Niet elk prijsgesprek leidt tot overeenstemming, en ook dat levert waardevolle inzichten op.

Wanneer een klant 'nee' zegt tegen een goed onderbouwde verhoging, gebaseerd op werkelijk gemaakte uren en een heldere verdeling van de werkzaamheden, dan erkent deze de waarde van jouw dienstverlening niet. Dat is geen signaal om water bij de wijn te doen, maar een aanleiding om te evalueren of je wel door wilt met deze relatie.

In een markt waarin het personeelstekort oploopt tot 60%, is elke medewerkerscapaciteit die vrijkomt door het afscheid van een onrendabele klant een directe investering in een waardevollere klant. De vraag is immers niet alleen of een klant bij jou wil blijven, maar ook of jij deze klant wel wilt behouden. Die keuze kun je pas goed maken als je precies weet wat de klant onderaan de streep kost.

Tariefherziening als uitkomst, niet als automatische regel

Een tariefaanpassing is geen jaarlijkse automatisme dat je doorvoert 'omdat iedereen het doet', maar een logische conclusie die voortvloeit uit wat de dienstverlening daadwerkelijk kost.

Kantoren die dit principe omarmen, kondigen geen verhogingen aan, maar voeren transparante en eerlijke gesprekken op basis van kloppende data. Met klanten die begrijpen waar het vandaan komt.

Aan de slag met automatische urenregistratie?

Wil jij ook sturen op winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid met behulp van accurate en realtime urendata? Ontdek hoe ClockAssist jouw organisatie helpt om van urenregistratie een strategisch stuurmiddel te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!