Bij accountantskantoor De Hooge Waerder werd het registreren van gewerkte uren steeds complexer. Door de werkzaamheden aan meerdere klanten op één dag en de constante afwisseling tussen taken, was het overzicht vaak zoek. Met behulp van ClockAssist kan het Noord-Hollandse kantoor nu méér declarabele uren schrijven en is urenregistratie geen tijdrovende, vervelende klus meer.
Over De Hooge Waerder
De Hooge Waerder is een Noord-Hollands accountantskantoor met meerdere vestigingen in Alkmaar, Heerhugowaard, Beverwijk, Haarlem en Amsterdam. Hun professionals verdiepen zich continu in het vakgebied en de ontwikkelingen van klanten. Zo leveren zij steeds advies dat aansluit bij de dagelijkse praktijk en toekomstplannen van klanten.
Urenregistratie was tijdrovende, dagelijkse klus
Rowan Minnaard, medior assistent accountant bij De Hooge Waerder, vertelt over de hectiek die het werk met zich meebrengt: "Ik werk op een dag aan tig klanten tegelijk. Aan het eind van de dag wist ik eigenlijk niet meer wat ik precies had gedaan." De traditionele manier van uren registreren via Excel of het CRM-systeem bood onvoldoende grip op de werkdag.
Om de uren toch te verantwoorden, moest hij zijn e-mail, agenda of zelfs de downloadmap erbij pakken om activiteiten te reconstrueren. Een tijdrovend en frustrerend proces dat ook ten koste ging van declarabele uren. Hij merkte dat hij geneigd was om tijd die hij niet meer kon achterhalen, als niet-declarabel te boeken. Dit alles maakte het proces inefficiënt en foutgevoelig. En er gingen onbewust waardevolle declarabele uren verloren.
"Op hoofdlijnen wist ik het wel. Maar dan had ik toch een gat aan het eind van de dag en ging ik zelfs in mijn downloadsmap terugzoeken wat ik nu precies gedaan had."
Rowan Minnaard, medior assistent accountant De Hooge Waerder
Slimme ondersteuning met ClockAssist
ClockAssist werd geïntroduceerd na een verkennende ronde binnen het kantoor. Een partner benaderde een aantal medewerkers om de tool te testen. Rowan was meteen enthousiast: "Ik ben altijd wel van de nieuwe technische snufjes, dus ik dacht: ik schrijf me in."
Door het gebruik van ClockAssist ontstaat een visueel dagoverzicht dat dient als geheugensteuntje: gebruikers zien in één oogopslag wat ze wanneer hebben gedaan. Het systeem is gekoppeld aan het eigen CRM, zodat de gegevens ook direct bruikbaar zijn voor het boeken van uren.
"Ik ben veel minder tijd kwijt aan het registreren van mijn uren. Je dag heb je voor je neus, je sleept de blokken naar de juiste klant, en klaar."
Rowan Minnaard, medior assistent accountant De Hooge Waerder
Daarnaast experimenteert Rowan met de AI-module, die automatisch klantnamen koppelt aan activiteiten. Hoewel deze optie nog niet altijd perfect werkt, vindt Rowan het een waardevolle toevoeging: "Hij herkent af en toe de verkeerde klant, maar als ik op een dag langer voor één klant werk, dan registreert hij dat inmiddels goed."
Méér declarabele uren, minder frustratie
De impact is concreet en direct merkbaar. Waar Rowan eerder dagelijks tijd kwijt was aan het terughalen van zijn werkzaamheden, kan hij nu veel sneller en accurater zijn uren registreren. Hij zegt hierover: "Ik ben veel minder tijd kwijt aan het registreren van mijn uren. Je dag heb je voor je neus, je sleept de blokken naar de juiste klant, en klaar."
Het grootste voordeel? Minder verloren uren. Rowan vervolgt: "Als ik nu al per week twee uurtjes extra kan boeken door ClockAssist, dan is dat natuurlijk meegenomen." Waar hij eerder een half uur of drie kwartier niet boekte omdat het niet duidelijk was waarvoor het precies was, kan Rowan dat nu wel verantwoorden dankzij ClockAssist. Tijd die eerder op deze manier tussen wal en schip viel, wordt nu inzichtelijk en factureerbaar.
Daarbij is het gebruiksgemak groot. Rowan geeft aan: "ClockAssist is niet echt rocket science. Als je het eenmaal onder de knie hebt, loopt het gewoon."
Soepele samenwerking en prettige onboarding
Ook de samenwerking met ClockAssist verloopt soepel, vragen worden snel beantwoord en de onboarding was prettig. Ongeveer tien collega's gebruiken de tool actief binnen de vestiging in Beverwijk. Rowan geeft aan dat het binnen het kantoor makkelijk bespreekbaar is en collega's openstaan voor dit soort innovaties. Hij zegt hierover: "In het begin hadden we wat vragen. Maar Dennis reageerde snel en hielp ons echt goed op weg."
Op de vraag of hij ClockAssist zou aanraden aan andere accountantskantoren, antwoordt Rowan zonder twijfel: "Ja, natuurlijk! Het werkt gewoon goed. En urenregistratie hoeft ook helemaal niet moeilijk te zijn."
"Ja, natuurlijk! Het werkt gewoon goed. En urenregistratie hoeft ook helemaal niet moeilijk te zijn."
Rowan Minnaard, medior assistent accountant De Hooge Waerder
Dit leverde ClockAssist De Hooge Waerder op
- Tot 2 uur per week extra declarabel geboekt: tijd die eerder tussen wal en schip viel, is nu inzichtelijk en factureerbaar.
- Geen reconstructiewerk meer via e-mail, agenda of downloadmap: het visuele dagoverzicht dient als geheugensteuntje.
- Veel minder tijd kwijt aan urenregistratie: blokken naar de juiste klant slepen, en klaar.
- Gekoppeld aan het eigen CRM, zodat gegevens direct bruikbaar zijn voor het boeken van uren.
- Ongeveer 10 collega's actief binnen de vestiging in Beverwijk, na een prettige onboarding met snelle support.
Aan de slag met automatische tijdregistratie?
Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw accountantskantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Boek een demo of neem vandaag nog contact met ons op, we denken graag met je mee!
