We Take Care, een vooruitstrevend Eindhovens administratiekantoor dat werkt met vaste prijsafspraken, liep tegen een groeiend probleem aan: het zicht op de werkelijke tijdsbesteding per klant ontbrak. Wat kostte een klant nu écht aan uren en waar ging die tijd precies in zitten? Dat bleek lastig te beantwoorden.
Sinds de introductie van ClockAssist veranderde dat volledig. Binnen vier maanden wist het team niet alleen tijd te besparen, maar ook beter onderbouwde gesprekken met klanten te voeren en zelfs omzet te verhogen. Bob Kessels, mede-eigenaar van We Take Care, vertelt over de samenwerking.
Vaste prijzen, onduidelijke tijdsbesteding
Het kantoor van Bob Kessels werkt volledig met vaste prijzen. Dat geeft duidelijkheid voor de klant, maar intern bleek het lastig om te meten of die prijzen wel in verhouding stonden tot de tijd die het team eraan besteedde. Bob vertelt: "We kunnen heel lang uren schrijven, maar we factureren alles op basis van vaste prijzen. Op een gegeven moment wilden we inzichtelijk hebben welke klanten meer tijd kostten dan waarvoor we gebudgetteerd hadden. En waar die tijd dan in ging zitten."
"We wilden inzicht in welke klanten meer tijd kostten dan waarvoor we gebudgetteerd hadden. En waar die tijd dan in ging zitten."
Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Omdat het team geen gestructureerde urenregistratie had, ging dat inzicht verloren. Discussies over werkdruk en tijdbesteding kwamen steeds vaker terug. Hij vervolgt: "Er waren klanten waarvan ik dacht: daar lopen we op leeg. Maar iemand anders zei juist dat hij er amper tijd aan kwijt was. Ik kon er de vinger niet op leggen. Wat was nu de waarheid?"
Het relatiebeheer- en practice managementsysteem Tess dat het kantoor in gebruik had, bood drie verschillende mogelijkheden om uren te registreren. "In Tess kun je tijd schrijven, maar dan moet ik nog steeds nadenken wat ik die dag allemaal gedaan heb," zegt Bob verontschuldigend. "Dat werkt voor mij gewoon niet. Ik doe tien dingen tegelijk en denk dan aan het eind van de dag: laat maar zitten."
De noodzaak voor een laagdrempelige oplossing werd echter steeds duidelijker. Excel bood tijdelijk soelaas, maar was verre van ideaal. Bob geeft aan: "Ik had mijn medewerkers wel zover gekregen dat ze het in Excel deden, maar zelf deed ik het niet. Excel is niet gekoppeld aan je CRM en als iemand een fout filtertje maakt, weet je niet meer wat klopt."
Kortom, er was behoefte aan een intuïtieve, automatische manier om inzicht te krijgen in waar de tijd naartoe ging, zonder dat het team daar extra werk of kopzorgen aan had.
"We hebben nu écht grip op wat een klant kost aan tijd. De discussies zijn voorbij."
Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Geen urenregistratiestress meer met ClockAssist AI
De oplossing kwam toen ClockAssist een gezamenlijk met Acuity ontwikkelde integratie met Tess introduceerde. Deze zogenaamde add-on op Tess is bedoeld om specialistische functionaliteiten, geboden door Best of Breed-partijen zoals ClockAssist, naadloos aan Tess toe te voegen. Voor Bob was dat het ontbrekende puzzelstuk: "De urenregistraties komen nu automatisch in Tess terecht en de klantgegevens weer in ClockAssist. Eén en één is twee."
Het kantoor stapte direct over op de premiumvariant met AI-ondersteuning. Die analyseert automatisch welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en stelt op basis daarvan tijdregistraties voor. Hij vervolgt enthousiast: "Die AI klopt 99%. Wij hebben een simpele projectstructuur, dus aan het eind van de dag klik ik gewoon een paar tijdvakken aan, sleep hier en daar wat en dan ben ik klaar."
De overgang verliep ook soepel. "Het liep eigenlijk best lekker. Ze zijn makkelijk bereikbaar, kijken met je mee en het is allemaal heel hands-on." De oplossing bleek bovendien verrassend gebruiksvriendelijk. Waar traditionele systemen traag en omslachtig zijn, sluit ClockAssist juist aan bij de realiteit van een druk kantoor. Bob vervolgt: "We hebben nu niet al dat logge gedoe, dit werkt gewoon."
Het resultaat: inzicht, rust en groei
De impact van ClockAssist was direct merkbaar. De grootste winst zat niet alleen in de tijdbesparing, maar vooral in het einde van de interne discussies. Bob zegt hierover: "We hebben nu écht grip op wat een klant kost aan tijd."
Voor het eerst beschikte het team over betrouwbare data. Dat bracht rust én leverde concrete verbeteringen op in processen en klantafspraken. "Tijd is voor ons toch de belangrijkste graadmeter. Nu we die uren correct registreren, weten we aan het eind van de rit echt wat er speelt," zo vervolgt hij. "We gebruiken deze inzichten vooral om processen te verbeteren, niet om mensen op af te rekenen."
Die transparantie maakte het mogelijk om onderbouwde gesprekken met klanten te voeren over prijs en rendement. "Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was. Bij sommige klanten bleek dat ze eigenlijk maar €30 per uur betaalden. Dat is niet haalbaar. Dus dan zeg ik: het hoeft niet naar €150, maar wel naar €60." In sommige gevallen betekende dit een verdubbeling van de omzet. "We bekeken meteen de vijf grootste uitschieters. En de omzet op die accounts hebben we bijna allemaal verdubbeld."
"Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was, op sommige accounts was dat veel te laag. Door dat inzicht hebben we de omzet op die accounts verdubbeld."
Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Voordelen voor het team
Ook op teamniveau levert ClockAssist voordelen op. "Medewerkers besparen zeker drie kwartier per week," zo vernam hij intern. Daarnaast zorgt de automatische registratie voor minder mentale belasting. Bob: "Uren schrijven is gewoon écht heel vervelend. Niemand wil dat. Nu hoef ik er nauwelijks over na te denken. En zelfs als ik een dag vergeet, heb ik toch nog een goede basisregistratie."
Door die eenvoud is het team beter in staat zich te richten op wat echt belangrijk is: het leveren van waarde aan de klant.
ClockAssist: doet wat het moet doen
Over de samenwerking met het ClockAssist-team is Bob positief. De implementatie vroeg in het begin wat afstemming, maar sindsdien verloopt het soepel. "Het heeft even geduurd voordat de koppeling met Tess er was, maar het loopt nu lekker. Soms moet ik de plug-in opnieuw installeren, maar dat gebeurt steeds minder. En als er iets is, zijn ze heel makkelijk bereikbaar." Het is een tool die precies doet wat hij moet doen, zonder poespas.
De 3 belangrijkste voordelen van ClockAssist
Als Bob gevraagd wordt naar de voordelen van ClockAssist is hij duidelijk: het geeft gemak, is betrouwbaar en biedt goed inzicht. Hij geeft aan: "Het gemak is het grootste voordeel. Uren schrijven is vervelend, maar dit maakt het makkelijk. En doordat het zo eenvoudig is, kloppen de data gewoon beter. Daardoor kun je omzet verhogen, processen verbeteren en bottlenecks signaleren."
ClockAssist bleek daarmee niet zomaar een registratietool, maar een katalysator voor groei en professionalisering binnen het kantoor. Bob: "We hebben eindelijk de data om beslissingen op te baseren. Geen giswerk meer, maar grip."
"Uren schrijven is gewoon echt heel vervelend. ClockAssist AI klopt voor 99%. Dat maakt het eindelijk makkelijk."
Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Dit leverde ClockAssist We Take Care op
- Binnen 4 maanden tijd bespaard, beter onderbouwde klantgesprekken én omzet verhoogd.
- AI-voorstellen die voor 99% kloppen: aan het eind van de dag een paar tijdvakken aanklikken, slepen en klaar.
- Zeker drie kwartier tijdbesparing per medewerker per week, plus minder mentale belasting.
- Omzet op de vijf grootste uitschieter-accounts bijna allemaal verdubbeld dankzij inzicht in de gemiddelde uurprijs per klant.
- Einde aan interne discussies over werkdruk en tijdbesteding: betrouwbare data in plaats van giswerk.
- Naadloze koppeling met Tess (gezamenlijk met Acuity ontwikkeld): urenregistraties automatisch in Tess, klantgegevens in ClockAssist.
Aan de slag met automatische tijdregistratie?
Wil jij ook ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Boek een demo of neem contact met ons op, we denken graag met je mee!
